Protección de datos personales
PREÁMBULO
La galería de arte “Beatriz Agudelo” en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal, de la cual es responsable o encargada de su tratamiento, asimismo garantiza en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas físicas, razón por la cual, adopta y aplica el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.
En la galería de arte “Beatriz Agudelo” somos conscientes que en muchas ocasiones el incumplimiento de la Ley se debe a la falta de conocimiento y de información de las normas, derechos y procedimientos existentes. Por lo tanto, mediante este manual, da a conocer a cada uno de los miembros internos y externos de la galería de arte “Beatriz Agudelo”, los derechos y obligaciones que rigen en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamentan o complementan.
INTRODUCCIÓN
La galería de arte “Beatriz Agudelo” es una entidad privada, constituida con el fin de satisfacer las necesidades y gustos de sus clientes en cuanto a la creación, diseño y desarrollo de obras de arte y mobiliario personalizado.
Por ende, ha decidido adoptar de forma voluntaria el presente Manual, el cual establece las condiciones y obligaciones de los intervinientes en el tratamiento de datos, el uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de las funciones la galería de arte “Beatriz Agudelo” tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir.
Lo anterior, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por la Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia.
La galería de Arte “Beatriz Agudelo” es responsables del tratamiento de Datos Personales en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Políticas de Tratamiento de la información”, por consiguiente, se pone a disposición de todos los interesados el presente Manual, el cual contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento de la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales.
Los datos administrados o tratados por la galería de arte “Beatriz Agudelo” es de naturaleza privada, por tal razón, la base de datos se mantendrá en un ámbito exclusivamente personal, con el fin de ser recolectadas para: a) Llevar a cabo el proceso de compra tanto en la tienda física como en el sitio web, b) Tramitar las solicitudes, quejas y reclamos, c) Informar de manera proactiva por medio de los canales de comunicación (whatsapp, mensaje de texto y correo electrónico), los productos, descuentos y actividades que se realizarán tanto en la tienda física como en la página web, y d) Suministrar la información a terceros con los cuales se tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
De modo que, la base de datos recolectada, estará sujetas todas y cada una de las obligaciones que dispone la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios y las demás normas que lo complementen, adicionen o deroguen, en materia de Protección de Datos Personales.
Leído lo precedente, la galería de arte “Beatriz Agudelo” es responsable de la política y del tratamiento de protección de datos obtenidos en desarrollo de sus funciones.
Dirección: calle 14 No.13-62 sector invico de la ciudad de Pereira/ Risaralda.
Correos electrónicos: beatrizagudelo13622@gmail.com.
Teléfono: 3138398194.
TABLA DE CONTENIDO
1. DEFINICIONES 5
Aviso de privacidad 5
Autorización 5
Base de datos 5
Datos personales 5
Dato público 5
Datos personales públicos 5
Datos personales privados 5
Datos sensibles 6
Encargado del tratamiento 6
Responsable del tratamiento 6
Titular 6
Transferencia 6
Transmisión 6
Tratamiento 6
2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 7
2.1. Principio de acceso y circulación 8
2.2. Principio de confidencialidad 8
2.3. Principio de finalidad 8
2.4. Principio de legalidad 8
2.5. Principio de libertad 8
2.6. Principio de seguridad 9
2.7. Principio de transparencia 9
2.8. Principio de veracidad o calidad 9
3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 9
3.1. Tratamiento de datos públicos 9
3.2. Tratamiento de datos sensibles 9
3.3. Tratamiento de datos de menores 10
3.4. Clasificación de las bases de datos 10
4. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES 10
5. DEBERES DE LA GALERÍA DE ARTE “BEATRIZ AGUDELO” EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES 11
6. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 13
6.1. Generalidades sobre la autorización 13
6.2. Del derecho de acceso 13
6.3. Del derecho de consulta 13
6.4. Del derecho a reclamar 14
6.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos 15
6.6. Del derecho a la supresión de datos 16
6.7. Del derecho a revocar la autorización 17
6.8. Protección de datos en los contratos 17
6.9. Reglas generales aplicables 18
7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN. 19
8. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA GALERÍA DE ARTE “BEATRIZ AGUDELO” 20
8.1. Los Responsables 20
8.2. Los Encargados 20
8.2.1. Deberes de los Encargados 21
9. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS 21
10. VIGENCIA 21
11. INFORMACIÓN DE CONTACTO 21
12. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS 21
- DEFINICIONES
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
Datos personales públicos: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.
Datos personales privados: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.
Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Encargado del tratamiento: Entidad que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del tratamiento: Entidad que por sí misma o en asocio con otros, decida directamente sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento:
- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
- Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que la entidad realice sobre datos de carácter personal, tales como, la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales.
2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, como a las obligaciones impartidas por la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario, se debe tener en cuenta lo siguiente.
El manejo y tratamiento de datos personales dentro de la galería de arte “Beatriz Agudelo” está enmarcado bajo los siguientes principios:
Acceso y circulación: De acuerdo con las disposiciones legales, los datos obtenidos por Galería de arte “Beatriz Agudelo” para su acceso y circulación serán restringidos, acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por el Titular.
Confidencialidad: Atendiendo a la anterior definición, se garantiza la confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las actividades que justifiquen el tratamiento de los datos personales.
Finalidad: Legítima, informada, temporal y material. La finalidad de los datos personales obtenidos por la galería de arte “Beatriz Agudelo” van conforme al desarrollo de sus funciones de carácter privado.
Legalidad: Fines legítimos y sujetos a la Ley 1581 de 2012.
Libertad: La galería de arte “Beatriz Agudelo” garantiza el derecho a la autodeterminación informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.
Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Transparencia: La galería de arte “Beatriz Agudelo” garantiza a los titulares de datos personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
Veracidad o Calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
2.1. Principio de acceso y circulación
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente Manual, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley.
2.2. Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por el titular, la Ley y en los términos de este Manual.
En consecuencia, se disponen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, comercial o de cualquier otro tipo, suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones derivadas de los contratos celebrados. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y/o manejo de bases de datos, suscriben el acuerdo de confidencialidad el cual persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación.
2.3. Principio de finalidad
El Tratamiento de datos personales que la galería de arte “Beatriz Agudelo” realiza, obedece los lineamientos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y es informada al titular de manera previa a su aceptación.
2.4. Principio de legalidad
El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.
2.5. Principio de libertad
La galería de arte “Beatriz Agudelo” podrá tratar y ceder los datos personales del titular, con previo consentimiento expreso e informado.
2.6. Principio de seguridad
La galería de arte “Beatriz Agudelo” como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos obtenidos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
2.7. Principio de transparencia
La galería de arte “Beatriz Agudelo” garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen y que estén almacenados en las bases de datos, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
2.8. Principio de veracidad o calidad
La galería de arte “Beatriz Agudelo” garantiza que la información contenida en las bases de datos que están sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles.
3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
3.1. Tratamiento de datos públicos
La galería de arte “Beatriz Agudelo” no trata u obtienen información de naturaleza pública de los titulares, toda vez que, la forma en la que obtiene la información personal de los titulares, es a través de un acuerdo privado, donde no media el estado o un interés público. De tal forma que, aplica las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen o complementen.
3.2. Tratamiento de datos sensibles
La galería de arte “Beatriz Agudelo” no solicita información de carácter sensible, puesto que en su objeto, no requiere para el cumplimiento de sus obligaciones el conocimiento de datos íntimos del titular.
3.3. Tratamiento de datos de menores
La galería de arte “Beatriz Agudelo” no requiere datos de menores de edad, ya que los acuerdos privados y la vinculación laboral o por prestación de servicios de sus empleados, son suscritos única y exclusivamente con personas mayores de edad con capacidad para contratar.
3.4. Clasificación de las bases de datos
La galería de arte “Beatriz Agudelo” ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
3.4.1. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizados que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con la galería de arte “Beatriz Agudelo”, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones otorgadas por medio de los contratos laborales suscritos.
3.4.2. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por la galería de arte “Beatriz Agudelo”, para las adquisición de bienes y servicios que ayudan a su funcionamientos.
3.4.2 Base de datos de clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que tienen o tuvieron un vínculo contractual para la adquisición de bienes y servicios con la galería de arte “Beatriz Agudelo”, los titulares de datos personales almacenados en estas bases de datos, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales.
4. PRERROGATIVAS Y DERECHOS DE LOS TITULARES
Galería de arte “Beatriz Agudelo” reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada.
- Recibir información por parte de la galería de arte “Beatriz Agudelo”, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
- Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
El presente Manual, en las siguientes secciones, define los procedimientos implementados para garantizar estos derechos.
5. DEBERES DE LA GALERÍA DE ARTE “BEATRIZ AGUDELO” EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
La galería de arte “Beatriz Agudelo” es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular.
Por tal motivo, como responsable o encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, tales como:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
- Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
- Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Nota: Estos deberes y obligaciones solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos.
5.1. Deber de Secreto y confidencialidad
La galería de arte “Beatriz Agudelo” garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar las relaciones contractuales.
El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y/o la legislación vigente.
6. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
6.1. Generalidades sobre la autorización
La galería de arte “Beatriz Agudelo” solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).
La descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto, anunciando lo siguiente:
- El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
- El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales.
- Los derechos que le asisten como titular.
- La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
6.2. Del derecho de acceso.
La galería de arte “Beatriz Agudelo” garantiza el derecho de acceso, conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados.
6.3. Del derecho de consulta
Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la galería de arte “Beatriz Agudelo”.
Y así mismo, la galería establecerá las medidas de autenticación que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Por lo anterior, se garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad;
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.
Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.4. Del derecho a reclamar
El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos, puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar reclamación ante la galería de arte “Beatriz Agudelo”.
Por dicha razón, la galería cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo.
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de la galería de arte “Beatriz Agudelo” resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez la galería haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Galería de Arte “Beatriz Agudelo” informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
6.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos
La galería de arte “Beatriz Agudelo” se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Al respecto, tendrá en cuenta lo siguiente:
- En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
- La galería, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros, considere pertinentes y seguros.
- La Galería de Arte “Beatriz Agudelo”, podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web y punto de venta de la galería.
6.6. Del derecho a la supresión de datos.
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a la galería de arte “Beatriz Agudelo”, la supresión (eliminación) de sus datos personales, teniendo en cuenta los siguientes supuestos:
- Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
- Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recaudados.
- Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.
Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la galería.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y la galería de arte “Beatriz Agudelo”como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
6.7. Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, la galería de arte “Beatriz Agudelo” ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:
- Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que la galería de arte “Beatriz Agudelo” debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
- Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios. En este caso, la galería deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.
El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y la galería de arte “Beatriz Agudelo” como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:
- El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
6.8. Protección de datos en los contratos.
En los contratos laborales, la galería de arte “Beatriz Agudelo” ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales la galería tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual y de su ubicación en el sitio web, para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de la galería datos personales, se le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia.
Dado que en estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos, en sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por la Galería de Arte “Beatriz Agudelo” que delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, la galería al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales o contractuales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
6.9. Reglas generales aplicables.
La galería de arte “Beatriz Agudelo” ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal:
- Garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad.
- Ejecuta una estrategia para el cumplimiento del presente Manual. La galería adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de las bases de datos existentes y bajo su control.
- En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciora que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales sea un objetivo fundamental.
- Realiza auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Además, es responsabilidad de los trabajadores la galería de Arte “Beatriz Agudelo” reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales - cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona.
La galería de Arte “Beatriz Agudelo” en sus portales transaccionales, para garantizar la protección de la información personal, adoptó todos los mecanismos posibles para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, como software de seguridad, así como las herramientas necesarias para resguardar y proteger las bases de datos de la galería.
La formación y capacitación de los empleados, proveedores, contratistas, será un deber, y complemento fundamental de este Manual.
7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
7.1. Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los titulares sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito dirigido a la galería de arte “Beatriz Agudelo” adjuntando fotocopia del documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho.
7.2. Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad, hecho que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.
7.3. No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013)
7.4. Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, la galería pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.
7.5. Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido.
8. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR DE LA GALERÍA DE ARTE “BEATRIZ AGUDELO”
8.1. Los Responsables
El responsable del tratamiento de datos personales de la galería de Arte “Beatriz Agudelo” es BEATRIZ AGUDELO BERRIO. Quien velará por el debido cumplimiento del presente Manual y de las demás normas que regulen el buen uso de los datos personales.
Sus datos de contacto son, correo electrónico: web@galeriadeartebeatrizagudelo.com, teléfono célular: 3138398194
8.2. Los Encargados
Es encargado del tratamiento de datos personales cualquier persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento (Galería de Arte “Beatriz Agudelo”). Esto supone que para cada tratamiento de datos se hayan definido sus respectivos encargados y que éstos actúen por instrucción precisa del responsable (Galería de Arte “Beatriz Agudelo”).
8.2.1. Deberes de los Encargados.
La galería de Arte “Beatriz Agudelo” distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados de la galería, mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la galería de Arte “Beatriz Agudelo” les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, empresas de tercerización, etc.)
9. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
Los responsables obligados a registrar las bases de datos personales son las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT) y las personas jurídicas de naturaleza pública. Dado que, la galería de Arte “Beatriz Agudelo” no reúne estos requisitos no implementa el registro nacional de base de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del mes de octubre del año 2023.
Actualizaciones de la política: La galería de Arte “Beatriz Agudelo” podrá modificar los términos y condiciones de la política de tratamiento de datos, como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen modifiquen o deroguen, en tales caso, se publicará la nueva política en la página web www.galeriadeartebeatrizagudelo.com
11. INFORMACIÓN DE CONTACTO
Si tiene alguna pregunta, comuníquese con la galería de Arte “Beatriz Agudelo” o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
Correo electrónico: web@galeriadeartebeatrizagudelo.com, teléfono célular: 3138398194
12. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS
El presente Manual de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:
Constitución Política de Colombia
Ley 1581 de 2012
Decreto 1377 de 2013
Ley 1273 de 2009
Avisos de Privacidad
Cláusulas de protección de datos